Адрес «Малина Групп» Москва, м. Октябрьская
Ленинский пр-кт, д. 2а
+7 (495) 532 54 57
Пн - Пт с 11:00 до 17:00

Вкладыш в трудовую книжку, правильное заполнение

Рубрики
Физическим лицам
Вкладыш в трудовую книжку, правильное заполнение
Оценка

Вкладыш в трудовую книжку, правильное заполнение.

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, сталкиваются с отсутствием свободных страниц в трудовой книжке. Это показывает не только частую смену места работы, но и активный карьерный рост (внутренние и внешние переводы, поощрения занесенные в трудовую книжку). Для такого случая новая трудовая книжка не заводится, для этого существует вкладыш, который подшивается в трудовую книжку.

Что такое вкладыш в трудовой книжке

Вкладыш — это особый бланк строгой отчётности, который выдается, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей. Он имеет законодательно установленную форму. Бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу. Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

Недопустимо заводить новую трудовую книжку и продолжать вносить записи.

Единственный правомочный вариант в данной ситуации это подшивка вкладыша в трудовую книжку. На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Где получить трудовой вкладыш?

Самостоятельное приобретение вкладыша в трудовую книжку работником недопустимо. Обычно организации закупают бланки вкладыши у поставщиков, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Приобретать вкладыши в других местах запрещено, так как это можно посчитать, как подделка документов. В организациях бланки вкладышей хранятся в бухгалтерии или отделе кадров. И хранить их нужно вне доступа посторонних лиц организации. Бланки вкладыши, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Бухгалтерия, приобретенные бланки регистрируют в приходно-расходном журнале и передаёт их в работу под расписку сотруднику, ведущему записи трудовых. Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225.

Нужно ли писать заявление на получение вкладыша

Стоимости вкладыша для работника в основном вычитается из заработной платы по составленному работником заявления. Заявление необходимо по той причине, что бухгалтерия или работодатель не имеют права производить вычеты из заработной платы работника без его письменного заявления. Также эти заявления могут быть контролем и учетом выданных вкладышей на предприятии. Заявление пишется на имя руководителя организации, в содержании указывается:

• в трудовую книжку необходим вкладыш, для заполнения сведений о работе • попросить выдать и оформить вкладыш в трудовую книжку

• о вычете суммы оплаты за бланк из заработка, указав сумму стоимости бланка вкладыша

• дата и подпись

Оформление вкладыша, пошаговая инструкция

Ведение и заполнение вкладыша регулируется:

— Правилам, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.

— Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69.

– Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыш без трудовой книжки не действительный. Главная цель оформления вкладыша, это продолжение учета сведений трудовой деятельности владельцы книжки. Титульный лист вкладыша должен полностью совпадать с данными титульного листа трудовой книжки.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения трудовой книжки. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. На первой странице трудовой книжки проставляется штамп «Выдан вкладыш». Штамп можно заменить рукописной записью. Ниже указывается серия и номер вкладыша. Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе трудовой книжки. Важную роль играет порядковый номер первой записи во вкладыше, то есть, мы продолжаем нумерацию записей, внесенных в трудовую.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой.

Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки. Крепление должно соответствовать инструкциям. Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками и металлическими скобами. Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, отлично подойдут — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша.

Как правильно исправить ошибки?

При оформлении вкладыша, работники кадров часто допускают ошибки. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается. Поэтому подшивать и вносить запись о выдаче нужно только после правильного заполнения вкладыша. В дальнейшем исправления на вставных листах вносятся так же, как и в основной бланк трудовой книжки.

Также на протяжении времени, пока гражданин работает по трудовой книжке без вкладыша, у него могут произойти изменения в жизни, касающиеся изменения фамилии (женщина выходит замуж), повышения квалификации, получения высшего образования. Личные сведения о работнике должны совпадать с паспортом, трудовой книжкой и ее вкладышем. Для этого необходимо предоставить документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке (разводе), диплом об окончании ВУЗа. Делается копия этих документов и подшивается копия в личное дело.

При изменении фамилии: на титульном листе трудовой, нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию и ниже записать новую.

На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта). В заключении можно сказать, что нет ничего страшного в том, что закончились свободные страницы в трудовой книжке. Для этого законом предусмотрено подшивание вкладыша в трудовую книжку, но не стоит забывать, что он не имеет юридической силы без трудовой книжки.

Поделиться с друзьями