Адрес «Малина Групп» Москва, м. Октябрьская
Ленинский пр-кт, д. 2а
+7 (495) 532 54 57
Пн - Пт с 11:00 до 17:00

Возврат подписанных документов от партнера

Юридическим лицам

К сожалению, далеко не все контрагенты обязательны и возвращают подписанные и пропечатанные документы. Дадим несколько советов, как поступать в такой ситуации.

Назначьте ответственных лиц за документооборот

Начните с назначения ответственных лиц за возврат документов и установления конкретных сроков по их возврату.

Пропишите в регламентах, положениях об отделах распределение данных функций.

Пропишите условия документооборота в договоре

При заключении договора пропишите в нем следующие условия:

  • кто, когда, как, в какие сроки передает и подписывает документы;
  • какими способами Вы будете обмениваться документами с партнерами;
  • кто ответственен за документооборот;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

Если Вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Отправьте неподписанные документы почтой

Если документы от контрагента не вернулись и переговоры с ним не дают результата, вышлите ему неподписанные документы почтой с Описью вложения.

К документам приложите сопроводительное письмо, в котором обозначьте, когда и по каким документам производилась отгрузка товара (со ссылкой на складские документы на отпуск), документы, на передачу которых контрагентом не подписаны. Так у Вас будет для контролирующих органов подтверждение того, что товар действительно отпущен, и данные документы контрагенту передавались.

Если по данным реализациям (на которые отсутствуют подписанные покупателями документы) налоги Вы начисляете и уплачиваете своевременно, то каких-либо налоговых рисков у Вас не возникает. Также неправомерным будет штраф за неверно оформленную первичку (отсутствие подписи покупателя).

Обязательно оформляйте складские документы

При каждом факте отгрузки товара покупателям обязательно оформляйте складские документы, подтверждающие факт отпуска товара конкретному покупателю.

В данном документе обязательно должна быть подпись лица, представляющего интересы покупателя по получению товара (полномочия должны быть подтверждены доверенностью). Наличие данных документов обезопасит Вас от риска того, что покупатель откажется от факта получения от Вас товара.

Сканируйте копии документов

Попросите у партнера отсканированные копии документов. Они помогут Вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

Сначала свяжитесь с партнером и выясните, в чем причина задержки (документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица).

Попросите предоставить оригиналы документов

Письменно просите (требуйте) предоставить оригиналы документов у руководителя компании-контрагента, т.к. разговоры с рядовыми сотрудниками не всегда результативны. В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время.

Письмо от имени директора Вашей компании или его звонок по телефону могут ускорить получение документов.

В крайнем случае, можно заполнить документы за Вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

Введите штрафные санкции

Предусмотрите штрафные санкции за несвоевременный возврат документов либо на стадии заключения договора, либо в действующем договоре.

Партнер реорганизовался: что делать

Если Ваш партнер реорганизовался, а Вы утеряли документы, то можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.

После ликвидации партнера получить заверенные копии документов не получится:  после ликвидации печать подлежит уничтожению;

первичные учетные документы и договора по хозяйственной деятельности в архив не сдаются, т.к. не являются документами постоянного хранения.

Поделиться с друзьями