Главная Трудовые споры Трудовая книжка

Трудовая книжкаТрудовая книжка это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина России (далее работник, сотрудник, служащий). Книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации в качестве основного места работы свыше 5 (пяти) дней.

Правила их ведения и хранения, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225. Будучи правильно оформленным, этот документ дает человеку право на получение пенсионного удостоверения.

В книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, а также о поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации. Взыскания в этот документ не вписываются, за исключением увольнения как дисциплинарного взыскания.

Консультация

Специалист созвонится с Вами в течение 30 минут и пригласит на консультацию, если необходим срочный развернутый ответ, то опишите подробнее Ваш вопрос здесь


Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Как получить и заполнить трудовую книжку

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Выдача первый раз.

Трудовая книжка выдается гражданину в момент начала трудовой деятельности, и как правило приобретается работодателем, с последующем вычетом из заработной платы сотрудника. Поступая на работу, человек должен уведомить нанимателя (отдел кадров) о том, что ему нужна трудовая книжка. При выдаче документа заполняют его титульную страницу и графы о первом месте работы.

Повторная выдача.

Трудовая книжка оформляется повторно (дубликат) при утере или порче оригинала.

При оформлении трудовой книжки, отдел кадров заполняет первую титульную страницу книжки, где указывает кому она принадлежит (ФИО) и графы о месте о периоде учебы и первом месте работы. Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69).

Порядок внесения в трудовую книжку сведений о работодателе

Сведения о работодателе вносятся в трудовую книжку в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно указать полное и, при наличии, сокращенное наименование организации.

Запись о наименовании работодателя вносится перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Запись производится аккуратно, без сокращений и зачеркиваний. Это следует из абз. 2 п. 1.1, абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225.

Вкладыш оформляется в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Он должен быть оформлен по правилам заполнения и ведения трудовой книжки и вшит в трудовую книжку. Пунктом 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривается проставление штампа «Выдан вкладыш» в трудовой книжке, с обязательным указанием на серию и номер вкладыша. Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. Подробнее о порядке внесения во вкладыш сведений о работнике и их изменении см. п. п. 3 и 3.1 настоящего материала.

Без трудовой книжки, к которой он выдан, вкладыш недействителен.

Оформление трудовой книжки иностранному работнику

Согласно ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ при отсутствии у иностранного работника трудовой книжки по установленной форме (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225) либо по ранее утвержденному образцу, действительному в настоящее время, ему оформляется трудовая книжка в следующих случаях:

— если трудовой договор заключается впервые;

— если старая трудовая книжка была утеряна (повреждена и пр.). В данном случае необходимо заявление от работника с указанием причин отсутствия трудовой книжки.

Общие положения по заполнению трудовых книжек

Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. Можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом:

— число и месяц — двузначными,

— год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2015).

В записях не допускается сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые. Такие выводы следуют из положений ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский. Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно. Эти выводы следуют из совокупности положений п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ч. 1 ст. 68 Конституции РФ, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 №53-ФЗ.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Данные выводы следуют из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Запись в книжку записи о совместительстве

Запись о работе по совместительству может быть внесена только по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для внесения таких сведений необходимо:

— желание работника (законом не установлена форма волеизъявления — письменная или устная);
— представление документа, подтверждающего работу по совместительству.

Запись в трудовую при увольнении работника

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии), а также подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в абз. 1 п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такой вывод следует из положений абз. 1 п. 35 названных Правил и абз. 2 Разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (утв. Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Если трудовая книжка заполнялась на двух языках (государственном языке РФ и государственном языке республики в составе РФ), заверяются оба текста (абз. 2 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии), а также подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в абз. 1 п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Надлежащим образом заполненную трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику в день прекращения трудового договора (по общему правилу — в последний день работы). Такой вывод следует из положений ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, абз. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если трудовая книжка (вкладыш в нее) оформлена работнику на бланке, приобретенном работодателем, то по общему правилу при ее выдаче работодатель взимает с работника плату в размере затрат на приобретение соответствующего бланка. Это следует из п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Указанная плата не взимается, если работодателю пришлось оформить работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) в следующих ситуациях:

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) (абз. 1 п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Исправление и изменение записей в трудовой книжке осуществляется в соответствии с п. п. 26 — 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 — 3 п. 1.2, п. п. 2.3, 2.4, абз. 4 п. 3.1, п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Сведения, не подлежащие внесению в трудовые книжки

В трудовые книжки работников не вносятся сведения, не указанные в Трудовом кодексе РФ, Правилах ведения и хранения трудовых книжек или Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также информация о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

Особенности ведения книжек физическими лицам, индивидуальными предпринимателями и при аутсорсинге

Ведение трудовых книжек работодателем — физическим лицом.

Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Ведение трудовых книжек по договору аутсорсинга

Трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложена на работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз. 1 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Возможность передать выполнение этих функций сторонней организации трудовым законодательством не предусмотрена.
Во избежание риска ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ рекомендуем за разъяснениями по данному вопросу обращаться в Роструд.

Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то он обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, абз. 1, 2 п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Подробнее о ведении трудовых книжек см. п. 1 настоящего материала.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

— постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»;
— постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
— постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 «О трудовых книжках колхозников»;

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.