Адрес «Малина Групп» Москва, м. Октябрьская
Ленинский пр-кт, д. 2а
+7 (495) 532 54 57
Пн - Пт с 11:00 до 17:00

Нововведения в работе с первичными документами и трудовыми книжками с 1 июля 2018

Рубрики
Услуги
28.05.2018
Нововведения в работе с первичными документами и трудовыми книжками с 1 июля 2018
Оценка

Год назад Роструд ввёл новый ГОСТ по делопроизводству. Дело касается процесса снятия копий с трудовых книжек и других первичных документов. Целый год был дан на принятие нового стандарта кадровиками, и вот уже совсем скоро, а именно с 1 июля 2018 года все организации должны будут строго следовать новым правилам, а практика старых стандартов будет считаться нарушением.

Почему это так важно?

Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. № 435-ст вступает в силу с 1 июля 2018 года и изменяет правила, по которым организации-работодатели заверяют копии.

Благодаря ему, вводится в работу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Нововведение касается отметки о месте хранения оригинала документа, которую работодатель должен ставить на копии всех первичных документов, в том числе и трудовой книжки. Помимо этого изменяется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

Каковы же эти новые требования?

Для того, чтобы заверить внутреннюю копию документа сотруднику помимо слова «Верно» нужно будет указать свою должность, дату заверения и расшифровку подписи. Например, это нужно будет проделать в ситуации, когда сотрудник одного отдела копирует документы для сотрудника другого отдела.

При отправке копии документа в другую организацию необходимо будет указать на копии место, где хранится оригинал документа. Ставится специальный штамп, внутри которого необходимо написать помимо наименование организации или ФИО гражданина ещё и фактический адрес.

Пример надписи:

Верно. Подлинник документа хранится в ОАО “N” по адресу: город Москва, Климентовский переулок, дом 10, оф. 87 в деле № 453 за 2018 год.

Инспектор по кадрам подпись Иванова /Иванова И.И./ 10.06.2018

Запись должна быть заверена подписью сотрудника с расшифровкой, помимо этого при использовании круглой печати на записи должен быть её оттиск.

Роструд выпустил небольшую инструкцию по применению нового ГОСТа на практике. В ней даны разъяснения некоторым моментам, которые могут быть специфичны для той или иной организации. Так, например, если документы сотрудников хранятся в сейфе, а не в номенклатурном деле, то будет достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Нарушение правил делопроизводства ведёт к ответственности

Руководители организаций являются теми лицами, которые несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

Поделиться с друзьями