Адрес «Малина Групп» Москва, м. Октябрьская
Ленинский пр-кт, д. 2а
+7 (495) 532 54 57
Пн - Пт с 11:00 до 17:00

Книга учета трудовых книжек

Рубрики
Физическим лицам
Книга учета трудовых книжек
Оценка

Порядок учета поступления и выбытия трудовых книжек сотрудников предприятия.

Согласно нормам и правилам на каждом предприятии ведется учет движения всех документов. Эти правила касаются не только отдела бухгалтерии и канцелярии, но и также отдела кадров. При трудоустройстве в организацию на каждого работника заводится личное дело с данными и сведениями о работнике. Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

С целью учета трудовых книжек, а также приобретенных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Напомним, что в соответствии с требованиями пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, предприятием в обязательном порядке издается приказ: Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбировывается и скрепляется сургучной печатью.

Книга учета представляет собой журнал, при развороте имеющий тринадцать граф с пунктами для внесения определенных сведений. Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, аккуратно и разборчиво. Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

Графа 1. «Регистрационный номер №» нарастающий из года в год.

Графы 2 – 4. «Дата о приеме» о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.

Графа 5. «имя, отчество и фамилия» работника полностью.

Графа 6. «серия и номер» При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.

Графа 7. «Должность» указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.

Графа 8. «Подразделение, отдел или сектор учреждения» для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.

Графа 9. «Реквизиты документа о принятии на работу» при этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.

Графа 10. «Подпись» проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.

Графа 11. «Стоимость» заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.

Графы 12, 13. «Дата и подпись» заполняется при получении документа после увольнения работника.

Что такое вкладыш?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее подшивается вкладыш утвержденной формы, для дальнейших записей трудовой деятельности.

Приходно-расходная книга (ПРК)

Приходно-расходная книга используется для внесения данных о приобретении и выдаче трудовых книжек и вкладышей сотрудникам. Главное значение приходно-расходной книги, это контроль затрат организации на этот вид продукции. Приобрести книгу можно в канцелярии или книжных магазинах в специальных отделах продукции ФГУП «Гознак». Приходно-расходная книга относится к категории особо важных обязательных документов, что определяет требования к ней. Каждый журнал начинается с новой нумерации. Приходно-расходную книгу ведет ответственное лицо.

Требования к ведению книги учета трудовых книжек и приходно-расходной книги

Журнал должен быть прошит, прошивка должна быть сделана так, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала; с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Печать должна частично попадать на бумагу, нить и сам журнал. Также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров; на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью). Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

Кто назначает ответственное лицо для ведения книги учета трудовых книжек и приходно- расходной книги

Руководитель организации назначает сотрудника ответственным лицом по ведению регистра (ПРК и книга учета трудовых книжек) путем издания приказа или распоряжения. В небольших организациях этими обязанностями может справляться бухгалтер. Все записи в книге заносятся аккуратно и разборчиво.

Форма приходно-расходной книги, как правильно вносить записи

Форма приходно-расходной книги имеет стандартный вид учета реестра, утвержденной Правительством РФ. Приобретают бланки в ГОЗНАКе или у официальных дистрибьюторов, факт покупки оформляется договором. Передача производится по заявке специалиста кадрового отдела, составляемой в вольной форме с указанием необходимого количества. На первой титульной странице книги указывается название компании, как это написано в уставе, и номер контрольной пломбы. Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги. Последующие страницы книги разделены на 12 граф. Рассмотрим подробнее, что указывается в каждой графе:

Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.

Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.

Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).

Графа 6. «Основание». Вписываются сведения о документе, на основании которого были получены или отпущены бланки. Например: «Накладная № 345 от 30.09.2015» или «Заявка от 28.09.2015 № 3».

Графы 7, 8, 9. «Приход». Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера.

Графы 10, 11, 12. «Расход». В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

Пробелов в колонках не должно быть, если отсутствует информация, ставится прочерк.

Исправления ошибок

Записи, внесенные в книгу чета с помарками или неточностями, не допустимы. В случаи допущенной ошибке, неправильная запись зачеркивается одной линией, чтобы запись можно было разобрать, а на следующей строке указывается правильная запись.

В основном записи в книге учета трудовых книжек и вкладышей ведет кадровый отдел, а приходно- расходную книгу финансовый отдел.

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Любая компания или ИП не должны забывать о правильном ведении своей документации, и должным образом заполнять книги учета на предприятии.

Поделиться с друзьями