Адрес «Малина Групп» Москва, м. Октябрьская
Ленинский пр-кт, д. 2а
+7 (495) 532 54 57
Пн - Пт с 11:00 до 17:00

Хранение копий трудовых книжек работников после увольнения

Рубрики
Физическим лицам
Хранение копий трудовых книжек работников после увольнения
Оценка

Хранение копий трудовых книжек работников после увольнения не обязательно. 

В апреле 2016 года решением Арбитражного суда Северо-Западного округа была утверждена невиновность организации относительно порядка хранения кадровых документов.

Речь идет об отказе организации предоставить проверяющим из Фонда социального страхования копию трудовой книжки уволенной сотрудницы.

Арбитражный суд отказался наказывать организацию за непредоставление проверяющим из ФСС копии трудовой книжки уволенной сотрудницы.

Справочно:  Все о трудовых книжках.

Позиции сторон в вопросе хранения трудовых книжек

1. Позиция ФСС

Как заявляют представители Фонда, нарушение было зафиксировано в результате проверки расходов на выплату пособия по беременности и родам. Выплаченная сотруднице сумма денег не была возмещена организации по причине отказа работодателя предоставить Фонду копию трудовой книжки сотрудницы.

Без наличия запрашиваемой копии документа специалисты ФСС не смогли проверить правильность исчисления страхового стажа для назначения пособия. Свою позицию проверяющие аргументировали положениями нормативно-правовых документов, в частности, Постановлением правительства Российской Федерации номер 225, положения которого определяют Правила ведения и хранения кадровых документов, в том числе и трудовых книжек, а также Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденных Приказом Министерства здравоохранения и социального развития России.

Ссылаясь на данные нормативно-правовые документы, сотрудники Фонда заняли позицию, что основным документом подтверждения периодов работы сотрудника является исключительно трудовая книжка, как вариант, ее копия.

Фонд социального страхования инициировал судебное разбирательство, исходя из позиции, что организация обязана хранить копии трудовых книжек сотрудников, включая уволенных.

2. Позиция организации

Руководитель организации мотивировал отказ тем, что данная сотрудница на момент проверки была уволена и не согласился с мнением проверяющих, и обратился за помощью в Арбитражный суд.

Законодательные аргументы судебного решения

Ознакомившись с материалами дела, арбитры поддержали работодателя.

Аргументом для специалистов суда стал пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, согласно которому в организации хранятся только невостребованные работниками трудовые книжки.

В соответствии с нормативно-правовыми требованиями архивного дела речи о хранении копий трудовых книжек не идет. Данное положение определило правомерность позиции работодателя и ошибочность утверждений сотрудников Фонда социального страхования.

По заверениям суда, специалисты Фонда имели право воспользоваться другими документами, подтверждающими право работодателя на возмещение выплаченной организацией суммы, в частности, расходными документами на выплату пособий и листком временной нетрудоспособности.

К тому же, продолжительность трудового стажа уволенной сотрудницы была указана в расчете на больничном листе. Поскольку данная информация была скопирована из трудовой книжки – официального документа, то правомерность перенесенных данных не вызывает сомнений.

Поделиться с друзьями